Gestire il programma e i tempi della tua Esperienza

Per quanto possa essere gratificante offrire un'Esperienza, gli aspetti logistici a volte possono essere davvero complicati. Agli host è richiesto di destreggiarsi fra diverse cose contemporaneamente: gestire il tempo e le dinamiche di gruppo, soddisfare le esigenze dei singoli ospiti, affrontare situazioni impreviste e svolgere con competenza l'attività stessa, il tutto sempre con un sorriso. Fa parte di ciò che rende l'attività di host impegnativa ma incredibilmente gratificante.

In questo articolo, condivideremo alcuni suggerimenti su come programmare l'Esperienza in base al feedback degli ospiti e alle informazioni che abbiamo ricevuto da host di successo.

Sappiamo che gli ospiti apprezzano le Esperienze pianificate con attenzione. Valuta l'idea di creare un flusso narrativo (inizio, fase centrale e fine). Se le cose seguono un ordine logico, l'Esperienza sarà nel complesso migliore per gli ospiti. Ciò fa apparire l'host più organizzato e professionale, aiuta gli ospiti a ricordare cosa è successo durante l'Esperienza e permette inoltre all'host di condurla con una certa precisione.

Pianifica tale flusso considerando l'ordine degli eventi e il modo in cui effettuerai la transizione tra un evento e l'altro. Ad esempio, quanti luoghi visiterete? Ha senso l'ordine in cui li visitate? Come manterrai alto l'interesse e il coinvolgimento degli ospiti durante il trasferimento da un luogo all'altro?

Per molti host è stato utile pianificare l'ordine degli eventi dell'Esperienza attraverso uno schema con 5 fasi distinte:

1. Prima: comunicare con gli ospiti prima che arrivino per partecipare all'Esperienza.
2. Introduzione: fare in modo che al loro arrivo gli ospiti abbiano un'ottima prima impressione.
3. Attività: organizzare l'Esperienza al meglio in modo da superare le aspettative.
4. Conclusione: fare in modo che l'Esperienza abbia una conclusione ponderata.
5. Dopo: una volta terminata l'Esperienza, contatta gli ospiti per ringraziarli, condividi con loro i tuoi momenti preferiti e invitali a scrivere una recensione.

Quando si tratta di un'Esperienza, gestire le tempistiche può essere alquanto difficile. Occorre essere consapevoli del tempo pur rimanendo, allo stesso tempo, presenti nel momento e flessibili quando necessario.

Può essere difficile mantenere la puntualità quando ci sono un sacco di fattori in gioco, come ad esempio ospiti che arrivano tardi, ritardi dei mezzi di trasporto, o un gruppo che fa più domande del solito.

Ecco alcuni consigli che possono aiutarti a tenere sotto controllo le tempistiche, senza farti sentire completamente schiavo dell'orologio:

1. Fai una prova con amici o familiari per capire quanto dura ciascuna attività o sezione dell'Esperienza. Puoi consultare questa checklist per prepararti a offrire un'Esperienza di successo.
2. Durante l'Esperienza, fai sapere ai tuoi ospiti quanto tempo impiegherete per ogni attività (per es. "Saremo qui per 20 minuti e poi passeremo alla prossima attività"), e informali quando sta per terminare il tempo dedicato a ciascuna (per es. "mancano 5 minuti!"). In questo modo, non ci saranno sorprese.
3. Pianifica un margine di flessibilità, nel caso in cui qualcosa vada per le lunghe. Se ti rimane del tempo, pensa a degli spunti di conversazione o a delle mini-attività da svolgere.

Sia gli host che gli ospiti ci hanno detto che uno dei problemi principali è quello di riuscire a riunire tutti al punto d'incontro per iniziare l'Esperienza in tempo. Ci sono molti modi per affrontare questo problema.

Prova a chiederti se il punto d'incontro attuale sia facile da raggiungere e trovare per un ospite che viene da fuori città. Si tratta di un luogo lontano dalle folle? Dopo aver individuato punto d'incontro adatto, ti consigliamo di:

• Trovare un luogo di interesse nelle vicinanze.
• Indossare o portare con te qualcosa di particolare in modo che gli ospiti possano individuarti con facilità.
• Fornire indicazioni stradali chiare e precise.
• Condividere una foto del punto d'incontro nella conversazione Airbnb.

Dopodiché, pensa all'orario della giornata in cui si svolge l'Esperienza. Potrà influire sulla puntualità degli ospiti? Pensa alle condizioni del traffico e agli orari dei trasporti pubblici di cui gli ospiti dovrebbero tener conto. Ricorda che potrebbero essere nella tua città per la prima volta e quindi potrebbero non sapere come funzionano le cose o dove si trova un determinato luogo.

Ci auguriamo che i suggerimenti che troverai di seguito possano aiutarti nel tuo percorso di host. Ricorda che ognuno ha il proprio stile di ospitalità che lo distingue dagli altri, quindi è importante trovare ciò che funziona meglio per te, garantendo allo stesso tempo ai tuoi ospiti un'Esperienza positiva e di alta qualità.